El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor el 25 de mayo de 2016 y comenzará a aplicarse, el 25 de mayo de 2018. El Reglamento afecta a todos los responsables y encargados de tratamiento de datos establecidos en la Unión Europea, y es muy cara en cuanto a la gestión de permisos en email marketing.
Por este motivo, en teenvio hemos incorporado una serie de novedades muy importantes en relación con la protección de datos, para facilitar a todos nuestros clientes una mejor adecuación en la gestión de permisos en email marketing de acuerdo al RGPD.
Protección de datos
En España, como en otros países del entorno Europeo, todas las empresas deben adecuarse al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y en teenvio nos hemos preparado para daros el mejor servicio y ayudaros a proteger vuestros datos de una forma totalmente novedosa con las siguientes funcionalidades:
- Gestión de permisos
- Perfiles de usuario
- Utilidades de seguridad
Mucho se ha hablado de adecuación al RGPD, pero poco se habla de cómo las empresas y en particular los proveedores de email marketing serán capaces de ofrecer herramientas que ayuden a proteger datos de carácter personal. No solo es relevante la ubicación de bases de datos, o que el proveedor sea capaz de firmar un documento de encargado de tratamiento de datos, o que las comunicaciones entre servidores sean cifradas, sino que más importante aún que todo esto, es cómo vamos a proteger los datos de nosotros mismos, es decir de los usuarios de la plataforma que trabajan con los datos de sus clientes.
Así es, la mayor amenaza que tienen nuestros datos, somos nosotros mismos, nuestros usuarios y las personas que acceden a diario a datos de carácter personal dentro de una aplicación como teenvio.
Por eso, en teenvio, siendo conscientes de ello, no solo os brindamos toda la confianza de una aplicación de email marketing que facilita el cumplimiento de la actual normativa vigente en protección de datos (LOPD), sino que ahora proporcionamos una potente gestión de permisos en email marketing y una serie de utilidades de seguridad adecuándonos al cumplimiento de la nueva RGPD y protegiendo los datos de carácter personal de la mayor amenaza, nosotros mismos.
Perfiles y permisos de usuario
Teenvio ha creado una serie de perfiles con unos determinados roles de acceso y funcionalidades que ayudan a los administradores de cuentas a definir qué tipo de usuario necesitamos para trabajar en nuestra aplicación de email marketing.
A través de la asignación de perfiles podremos generar un simple usuario que solo acceda a ver datos estadísticos de las campañas, o que solo pueda crear piezas de comunicación sin acceder a ninguna sección o que pueda realizar compras sin ver nada más, etc. Los perfiles son acumulativos, con lo que podemos tener un usuario con acceso a contactos que también pueda enviar campañas, o un diseñador de piezas que también pueda administrar contactos y así multitud de opciones para facilitar la protección del trabajo y de los datos.
Los perfiles definidos en teenvio son:
Administrador (Administrator): Perfil que dispone de permisos sobre todas las secciones y elementos del sistema.
Gestor de cuenta (Account Manager): Realizar contrataciones y acceder a los datos de facturación.
Contactos (Contacts): Realizar importaciones, listar contactos y listar grupos.
Envío de emails (Email-new): Realizar lanzamientos de campañas de emails.
Estadísticas envíos de emails (Email-stats): Realizar consultas estadísticas así como comparativas.
Test de Spam (Spam): Realizar tests de spam.
Envío de SMS (SMS-new): Realizar lanzamientos de envíos SMS.
Estadísticas envíos de SMS (SMS-stats): Realizar consultas estadísticas y respuestas SMS.
Diseñador (Designer): Crear, importar y administrar piezas.
Formularios (Forms): Crear y administrar formularios.
Herramientas (Tools): Redes sociales, ficheros y configuración avanzada.
API (API): Permite la utilización del api para el manejo de teenvio.
Remitentes (Sender): Administrar las secciones de remitentes.
Otra opción muy interesante es la basada en grupos personalizados de trabajo, si en nuestra empresa nos interesa que varios usuarios puedan trabajar en un mismo plan, pero que no se interfieran entre sí, manteniendo la independencia en contenidos, entonces grupos personalizados es la mejor opción.
Permisos sobre elementos
Otra de las grandes novedades que incorpora teenvio es la gestión de permisos sobre elementos, esta tecnología permite decidir quién puede visualizar o editar un elemento y así protegerlos. La protección de elementos ayuda a evitar una edición no deseada, eliminado o simplemente visualización de otros usuarios.
Como ejemplo, si estamos editando una pieza y no queremos que nadie interfiera en ella podemos definir que solo su propietario pueda editarla, con lo que esta pieza no se podrá visualizar por ningún otro usuario, esto mismo podemos realizarlo en contactos o grupos.
Seguridad en usuarios
La seguridad es un elemento primordial en la nueva normativa del RGPD, por esto teenvio ha creado una serie de utilidades orientadas a la seguridad de acceso y claves de los usuarios, ya que estos son la base para la protección de datos.
Caducidad de claves
Para acceder a la toda la información almacenada en el plan de un cliente, el usuario debe hacerlo mediante un nombre de usuario y una contraseña. La contraseña en particular es asignada por defecto en el alta y este tiene la posibilidad de cambiarla en cualquier momento, pero desgraciadamente esto no se suele realizar.
Si un usuario malintencionado consiguiera apoderarse de una contraseña, podría acceder a información delicada, violando la privacidad, teniendo acceso las bases de datos de contactos, así como otra información crítica.
Ahora en teenvio es posible activar la caducidad de las claves de acceso de cualquier usuario de forma automática, esto permite que las claves estén más y mejor protegidas, evitando un mal uso mediante un acceso indebido a la plataforma.
Claves de acceso
Una buena clave de acceso es un factor básico para mantener la seguridad y evitar una entrada en el sistema no deseada. Con esta nueva actualización, el sistema requiere que la clave de acceso sea mínimo de 8 caracteres y se ha mejorado el mecanismo de autenticación de la plataforma utilizando cifrado de seguridad mediante algoritmos de hash de único sentido Blowfish.
Aviso de acceso
Opcionalmente, se puede activar el aviso de acceso a teenvio para conocer en todo momento cuando nuestro usuario ha accedido, de esta manera si alguna persona no autorizada accede al sistema con nuestro usuario y contraseña, recibiremos un email que nos pondrá en aviso.
Mejoras en seguridad
Como encargados de tratamiento de datos de todos nuestros clientes, queremos transmitiros que en teenvio llevamos años apostando por la seguridad de los datos y de nuestros clientes, en consecuencia seguiremos incorporando nuevas utilidades en los próximos meses que ayudarán a un mejor cumplimiento del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
