Para poder conseguir un contacto o una base de datos para en una campaña de e-mail marketing o de sms marketing, con su permiso, hay que recorrer un largo camino y nunca es fácil, pero sobretodo, no es imposible.
Con trabajo, sentido común y tesón podemos optar a adquirir un gran número de contactos. Los caminos rápidos nunca han sido buenos y cultivar una buena lista de contactos nos ayudará a promocionarnos mejor y aumentar nuestro éxito empresarial.
Lo mas importante a la hora de conseguir contactos, es entender que no se trata de llenar un saco sin ningún sentido, sino de conocer y poder segmentar a nuestro publico objetivo, disponer de productos u ofertas que sean de interés y mantener a nuestros contactos informados con contenidos de valor e incentivar el consumo de nuestros productos con ofertas o promociones que resulten realmente interesantes.
El e-mail marketing y el sms marketing usado de manera indiscriminada y sin aportar nada de valor, no solo es un fracaso empresarial sino que fomenta las bajas y el descontento de nuestros clientes, también hay que matizar que estas acciones indiscriminadas son ilegales, al estar expresamente prohibido por la Ley 34/2002 de 11 de Julio de Servicio de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (art. 21).
Conocemos clientes muy variopintos y con formas muy distintas e imaginativas de conseguir contactos, las técnicas de envío y captación de contactos varían en función de las necesidades de cada empresa.
A través de nuestra experiencia, os resumimos unas recomendaciones y algunas de las distintas formas de captación de contactos:
Bases de datos propias
Entendemos como bases de datos propias, aquellas que poseen empresas de contactos personales o profesionales obtenidos a lo largo del tiempo, bien por trato personal o comercial con sus clientes.
Hay muchas empresas y particulares que todavía piensan que pueden comprar o adquirir bases de datos personales, de otras empresas y esto es totalmente ilegal.
Si alguien está pensando en comprar o vender una base de datos de este tipo, sin permiso expreso de los contactos, que tenga mucho cuidado, no se pueden vender, y lo único que nos pueden traer son problemas.
El incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de España (LOPD) y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSICE) puede acarrear fuertes sanciones económicas y muchos quebraderos de cabeza (Arts. 43 y ss. de la LOPD 15/1999 y Arts. 37 y ss. de la LSSICE).
El mal uso de estas técnicas de e-mail marketing y sms marketing solo fomentan el cansancio y malestar de los usuarios, que demandan contenidos y promociones de interés.
Nota: Fundamentalmente hay que saber que las bases de datos, sean propias o no, sólo pueden usarse para aquellas finalidades derivadas de la prestación de servicio concreto que determina la relación jurídica entre empresa y cliente.
Bases de datos Genéricas
Entendemos como bases de datos genéricas, aquellas obtenidas de fuentes accesibles al público y siempre de personas jurídicas.
Existen empresas que venden bases de datos genéricas, son totalmente legales ya que se basan en cuentas de correo o teléfonos móviles de acceso público, estas bases están obtenidas mediante el uso de robots o programas informáticos a través de Internet.
El funcionamiento es simple, el robot rastrea una dirección Web y lee todas sus páginas en busca de direcciones de correo que posteriormente almacena en una base de datos. Si el robot no detecta ninguna dirección de correo puede crear un sistema automático de generación de cuentas en base a unos términos (info@, nombre de empresa@, contacta@,…) con esto, el robot crea las direcciones con la terminación del dominio.
La segmentación de los contactos, se realiza bien manualmente o en base a los metatags, keywords y otros parámetros de las páginas públicas, para definir distintos tipos de sectores.
Hay que tener en cuenta, que todos los datos que estén disponibles de un contacto y que hayan sido obtenidos de fuentes accesibles al público, deben ser incluidos en un fichero de datos, del que será responsable la empresa que los gestione. El uso y tenencia de estos datos tienen que ser inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) Art. 26 LOPD.
Hay que advertir que según la doctrina reiteradamente manifestada por la AEPD, Internet NO TIENE LA CONSIDERACION DE FUENTE ACCESIBLE AL PUBLICO, sino que es un mero canal de comunicación. La lista de Fuentes Accesibles al Público es taxativa y aparece en el Art. 28 de la LOPD.
Nota: La utilización de robots o programas informáticos está terminantemente prohibido por la Ley, si la intención es captar contactos de personas físicas, a no ser que estemos hablando exclusivamente de personas jurídicas.
Programas de generación de contactos
El resultado final es similar a la obtención de cuentas de correo y números de móviles de las bases de datos genéricas. La diferencia radica en que somos nosotros quien hacemos las búsquedas y donde manejamos algunos parámetros de segmentación a la hora de buscar los contactos en Internet.
Son programas que podemos adquirir, y que una vez instalados en nuestros equipos realizan escaneos de urls para obtener direcciones de e-mail o teléfono.
Nota: Las mismas advertencias realizadas anteriormente son de plena aplicación en este punto.
Beses de datos de Corregistros.
Bases de datos con permiso expreso de los contactos, estos contactos provienen de páginas Web promocionales o de campañas de fidelización de grandes compañías.
Los contactos, una vez se han registrado en estas páginas, dan su permiso expreso para recibir información de dicha Web y de sus anunciantes, en función de sus áreas de interés.
Este sistema es más interesante que los anteriores y sobre todo porque suelen tener mejor segmentados a los contactos y sus preferencias, lo más importante es que las empresas de coregistros cuentan con el permiso expreso de sus registros (titular de los datos) para recibir comunicaciones de terceros.
El uso de estos coregistros es más caro, pero se puede optar a generar una base de datos de contactos mucho más eficaz ya que la finalidad es conseguir enviar tráfico y nuevos registros a nuestra Web.
Nota: Hay que tener en cuenta que es de plena aplicación el Título III “Comunicaciones Comerciales por vía electrónica” (LSSICE) y Arts. 5 y 6 de la LOPD, en cuanto a la necesidad de tener el previo consentimiento informado del titular de los datos, para proceder a su tratamiento.
A pie de calle
Esta es una de las mejores maneras de conseguir buenos contactos, es una manera más lenta pero mucho más segura.
Si tenemos un restaurante, podemos solicitar su correo al finalizar la comida, lo mismo en un hotel, agencia de viajes, escuelas, academias, etc. Normalmente siempre se obsequia con algún detalle o descuento a cambio de los datos y el permiso expreso de nuestros clientes para poder recibir comunicaciones u ofertas concretas. Quiero puntualizar que el hecho de realizar un obsequio o promoción no obliga al contacto a dar el consentimiento para recibir comunicaciones.
Si nuestro negocio es online o disponemos de una página Web, no nos puede faltar un formulario de contacto, un formulario de Newsletter, de compra, etc…, al rellenar estos tipos de formularios debemos avisar que su uso implica la aceptación de comunicaciones comerciales y el tratamiento de los datos por parte de la empresa.
También, podemos realizar alguna promoción con los contactos ya disponibles para atraer a más contactos, o incluir la opción, en nuestras Newsletters, de reenviar a un amigo para poder posteriormente contactar con los amigos y pedirles permiso para enviarles información.
Nota: Hay que advertir que el titular de los datos o contacto, tiene derecho a participar en las promociones sin que esté obligado a aceptar las comunicaciones comerciales y el tratamiento de los datos (LSSICE).
En las comunicaciones y recogida de datos realizada mediante formularios on line, hay que tener en cuenta todas las obligaciones establecidas tanto en la LSSICE como en la LOPD (páginas de obligado paso, lectura y aceptación de la política de privacidad y de las condiciones generales de uso de la página, etc.).
Redes sociales y blogs
Sobre este tema hay mucho escrito, así que me limito a comentar que es un medio fundamental para poder atraer contactos.
Generar contenidos interesantes que atraigan clientes y provoquen las subscripciones a nuestras Web es la base de las redes sociales para conseguir más contactos.
Nota: Reitero el último párrafo del apartado anterior.
Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
Siempre que realicemos acciones o campañas de email marketing o sms marketing hay que tener muy en cuenta que si disponemos de una base de datos de contactos, sea cual fuere el método de obtención de los datos debemos valorar los siguientes puntos:
La adecuada protección de los datos de carácter personal de sus clientes o trabajadores es fundamental para cumplir con la legislación vigente, en concreto con la Ley Orgánica 15/1999 y evitar de este modo las importantes sanciones previstas por dicha Ley para los casos en los que no sean tratados de forma adecuada.
Es de obligado cumplimiento para todo tipo de profesional independiente, empresa, asociación corporativa, centro educativo, sindicato, entidad recreativa…, que procesen datos de carácter personal, declarar la existencia de ficheros, ya sean BASES DE DATOS, APLICACIONES INFORMÁTICAS, O FICHEROS AUTOMATIZADOS O NO, CON DATOS IDENTIFICATIVOS DE PERSONAS (nombre, apellidos, NIF, teléfono, etc.).
De no notificar la existencia de los ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), o el incumplimiento de la normativa vigente en esta materia puede dar lugar a faltas leves o graves, que originan sanciones económicas (de 600 a 600.000 €).
Sobre este tema tengo que matizar que la adecuación de las empresas para cumplir la LOPD es un trámite no muy costoso, que nos puede ahorrar muchas sorpresas. Hoy en día hay empresas especializadas que nos pueden ayudar a cumplir con la ley y estar tranquilos a la hora de realizar nuestras campañas de email marketing y sms marketing.
Artículo realizado en colaboración con Grupo Biashara
Actualización 13 abril 2012: Nueva normativa en campañas de email marketing ( Real Decreto-ley 13/2012, de 30 de marzo)
