Escribir un mensaje de “fuera de la oficina” es fundamental para mantener una comunicación clara y profesional durante tus ausencias, y complementa perfectamente a las newsletter de «Cerrado por vacaciones». Aquí te proporcionamos una guía detallada y ejemplos prácticos para que puedas redactar un mensaje efectivo.
Además, te enseñamos cómo configurarlo en los principales gestores de correo como Gmail y Outlook.
Guía paso a paso
1. Saludo y Agradecimiento:
Comienza tu mensaje con un saludo amigable y agradece a la persona por su mensaje. Este inicio establece un tono cordial y profesional, ejemplo:
“Hola, muchas gracias por tu mensaje.”
2. Motivo de la Ausencia:
Explica brevemente por qué no estás disponible. No es necesario proporcionar detalles excesivos; simplemente indica el motivo general de tu ausencia, por ejemplo:
“Actualmente, me encuentro de vacaciones.”
3. Duración de la Ausencia:
Especifica las fechas exactas durante las cuales estarás ausente y el día en que regresarás. Esto ayuda a gestionar las expectativas de quienes intenten contactarte.
“Estaré fuera de la oficina del 1 al 15 de julio. Volveré el 16 de julio.”
4. Contacto de Referencia:
Proporciona el nombre y el correo electrónico de una persona de contacto para asuntos urgentes. Asegúrate de que esta persona esté informada y disponible para asistir en tu ausencia.
“Para asuntos urgentes, por favor contacta a mi compañera [Nombre Compañera] en el email [email compañera].”
5. Cierre o Despedida:
Concluye tu mensaje con una despedida amigable. Puedes personalizar este cierre según el tono de tu comunicación habitual.
“Gracias por tu comprensión y un saludo.”
Ejemplos de mensajes de “Fuera de la oficina”
Los mensajes de “Fuera de la oficina” no son solo en las vacaciones de verano, se utilizan para todo tipo de ausencias, incluso si vas a estar ausente un par de días, es importante informar de ello.
Mensaje ausencia por vacaciones:
Hola,
Muchas gracias por tu mensaje. Estoy de vacaciones del 1 al 21 de julio. Estaré de vuelta el 22 de julio y me pondré en contacto contigo en cuanto pueda.
Para asuntos urgentes, contacta con mi compañera [nombre] en [email].
Atentamente,
[Tu nombre]
Por enfermedad
Hola,
Gracias por tu correo. Por motivos de salud no estaré disponible hasta el 1 de febrero.
Para asuntos urgentes, puedes contactar con [nombre] en [email]. Si es algo que puede esperar, me ocuparé de contestarte a mi regreso.
Un saludo,
[Tu nombre]
Por baja maternal o paternal:
Hola,
Muchas gracias por tu mensaje. Actualmente, me encuentro de baja maternal del 1 de marzo al 30 de junio.
Durante mi ausencia, puedes contactar con [Nombre] en [email].
Un saludo y hablamos a mi vuelta,
[Tu nombre]
Por asuntos propios:
Hola,
Gracias por tu mensaje. Estoy asistiendo a una conferencia y tengo acceso limitado al correo electrónico. Estaré fuera de la oficina hoy, 4 de julio, de 10:00 a 14:00.
Para asuntos urgentes, contacta con [Nombre] en [email].
Gracias,
[Tu nombre]
Configuración técnica en Gmail
Para configurar tu mensaje de “fuera de la oficina” en Gmail, sigue estos pasos:
- 1. Ve a “Configuración” y selecciona “Ver todos los ajustes”.
- 2. En la sección “General”, busca el apartado de “Respuesta automática”.
- 3. Configura las fechas de inicio y fin, añade el asunto y el mensaje de tu elección.
- 4. Guarda los cambios y tu respuesta automática estará activa durante tu ausencia.
Recuerda personalizar tu mensaje según sea necesario y revisarlo para evitar errores ortográficos o gramaticales.
Configuración en Outlook para Escritorio
1. Abrir Outlook:
- Abre Microsoft Outlook en tu ordenador.
2. Acceder a la configuración de respuestas automáticas:
- Haz clic en “Archivo” en la esquina superior izquierda.
- Selecciona “Información” en el menú.
- Haz clic en “Respuestas automáticas (Fuera de la oficina)”.
3. Configurar el mensaje de respuesta automática:
- Selecciona la opción “Enviar respuestas automáticas”.
- Puedes especificar un rango de fechas seleccionando “Enviar solo durante este intervalo de tiempo” y luego configurando las fechas de inicio y fin.
- Escribe tu mensaje de “fuera de la oficina” en el cuadro de texto proporcionado. Puedes configurar diferentes mensajes para los remitentes dentro de tu organización y para los remitentes externos.
4. Personalización del mensaje:
Escribe un mensaje claro y conciso, incluyendo los elementos esenciales mencionados anteriormente:
- Saludo y agradecimiento
- Motivo de la ausencia
- Duración de la ausencia
- Contacto de referencia
- Cierre o despedida
5. Guardar Configuración:
- Haz clic en “Aceptar” para activar la respuesta automática.
Configuración en Outlook Web (Outlook.com)
1. Acceder a Outlook.com:
- Inicia sesión en tu cuenta de Outlook.com.
2. Abrir configuración de respuestas automáticas:
- Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir la configuración.
- Selecciona “Ver toda la configuración de Outlook” en la parte inferior del menú.
- En el menú de configuración, selecciona “Correo” y luego “Respuestas automáticas”.
3. Configurar el mensaje de respuesta automática:
- Activa “Activar respuestas automáticas”.
- Puedes configurar un intervalo de fechas marcando la opción “Enviar respuestas solo durante un periodo de tiempo” y configurando las fechas.
- Escribe tu mensaje de “fuera de la oficina” en el cuadro de texto.
4. Guardar configuración:
- Haz clic en “Guardar” para activar la respuesta automática.
Estos pasos te ayudarán a configurar correctamente un mensaje de “fuera de la oficina” tanto en la versión de escritorio de Outlook como en la versión web.
