¿Cuántos correos electrónicos puedes llegar a recibir en un día? Decenas, y probablemente más de 100 en una sola jornada laboral. Gestionar la bandeja de entrada eficazmente se ha convertido en una necesidad imperiosa si queremos mantener unos mínimos de productividad, orden diarios y en muchos casos hasta eliminar estrés y eliminar las ganas de acabar con nuestro ordenador, jejeje.
Seguramente serás de los que al terminar tu jornada de trabajo, o al arrancarla, hagas un pequeño planning de tareas que quieres llevar a cabo. Luego está el día a día, que es el que marca nuestro devenir laboral en cuanto a gestión…y son esas tareas que vienen de no sabemos dónde las que nos hacer caer en la trampa de ir apagando fuegos como buenamente podemos con la sensación de ir siempre con la lengua fuera y sin llegar a todo lo que queremos.
Es la eterna disyuntiva entre la gestión estratégica y la operativa, entre lo importante y lo urgente. A lo largo del día contamos con innumerables distracciones en nuestro trabajo, algunas son evitables como el WhatsApp, las redes sociales o el aviso de cualquier aplicación instalada en nuestro smartphone. Otras son bastante más difíciles de controlar, y en este ámbito podemos situar las llamadas de teléfono y el email como elementos principales.
En este artículo nos vamos a centrar en lo que más conocemos, el email.
Habrás leído ya muchos artículos acerca de cómo gestionar el correo electrónico de forma eficiente donde, entre otros muchos consejos, te hablan de dedicar un tiempo fijo a contestar y gestionar el mail, y si es posible en unas determinadas horas ya preestablecidas.
Las notificaciones push
Y la verdad es que sobre el papel está muy bien, pero ¿quién no tiene la tentación de abrir el mail cuando ve que el número de correos electrónicos de su bandeja de entrada engorda de forma preocupante? Siempre nos queda la duda de si hay algo realmente importante que no puede esperar o también cuando vamos a contestar un correo que debemos gestionar imperiosamente en ese momento y ya que estamos echamos un vistazo al resto.
¿Quién no tiene la tentación de abrir el mail cuando ve que el número de correos electrónicos de su bandeja de entrada engorda de forma preocupante?
Las notificaciones que recibimos cuando un mail entra son a la cual más llamativa: en el icono de la aplicación del dock o barra de tareas, en la pestaña del navegador, un aviso flotante en el escritorio de tu ordenador, notificaciones push en el móvil, etc…que además de muy visuales incluyen por si fuera poco sonidos de alerta.
Los correos electrónicos suelen entrar con cuentagotas, y con esa misma cadencia es con la que podemos interrumpir la tarea que estamos haciendo para volver a ella minutos después, y así sucesivamente muchas veces a lo largo del día mermando nuestra capacidad productiva.
¿Cómo afecta la gestión del correo electrónico a la productividad y al estrés?
la Universidad de California, Microsoft Research y el Instituto Tecnológico de Masachussets (MIT) llevaron a cabo un estudio con el que quisieron comprobar cómo se comportaban 40 informáticos durante 12 días al emplear el correo electrónico.
Para ello tuvieron en cuenta tres patrones: el número de veces que consultaban el correo, el tiempo que le dedicaban y las interrupciones que sufrían a causa de él. Y el resultado no sorprende: a mayor tiempo revisando el correo, menor productividad y más altos son los niveles de estrés.
Cómo poner en pausa la bandeja de entrada de Gmail con Inbox Pause
Si eres de los que usas el correo de Gmail o gestionas a través de él tu mail corporativo te vamos a dar a conocer una funcionalidad Inbox Pause de la extensión Boomerang que directamente pausa tu bandeja de entrada.
Es una solución quizás un poco drástica, pero si eres de los que no puedes resistirte a las notificaciones de mail y verlas te genera estrés y ansiedad te recomendamos pasar al modo: «ojos que no ven, corazón que no siente».
Puedes descargar esta extensión desde aquí y empezar a disfrutar de ella desde el minuto uno, porque además es gratuita en algunas de sus modalidades.
Configuración de Inbox Pause de Gmail
Es realmente sencilla, una vez instalada aparecerá en la parte superior izquierda el botón de Pause y al hacer clic sobre él se desplegará una ventana flotante desde donde podremos manejar las diferentes opciones disponibles.
Funcionalidades de Inbox Pause
- Autoresponder: el que avisa no es traidor, y gracias a la activación de esta casilla podremos enviar un mail personalizado a nuestro remitente indicándole que durante algunas horas (o días) no tendremos acceso a nuestro mail.
- Hide Label. Cuando se activa la pausa del mail, los correos van a una nueva carpeta donde se almacenan temporalmente y a la que tenemos acceso antes de que finalice esa detención de la bandeja de entrada. Para evita tentaciones, podemos activar esta casilla y no tener acceso a ella.
- Delivery exceptions: esta opción es de pago y permite filtrar los mensajes entrantes de aquellos destinatarios que queramos. Muy útil para no desconectar del todo, por si acaso.
- Bring messages into Inbox on a schedule es también de pago, y permite llevar a la bandeja de entrada los correos que han estado pausados según los agendemos, no todos a la vez.
- Unpause automatically. En este desplegable podremos marcar el tiempo que queramos mantener en pausa nuestra bandeja de entrada, es totalmente personalizable pudiendo marcar un periodo de tiempo o definiendo una fecha, día y hora.
Para la versión gratuita, donde no podemos agendar y racionalizar la entrada de los mails que han estado pausados, hemos de decir que una vez finalizado el tiempo fijado todos los correos entrarán a la vez, así que a partir de ese momento hay que tirar de paciencia para gestionarlos poco a poco. Para esto te recomendamos la opción de prioritarios de Gmail, que te permitirá automáticamente ordenar tu bandeja de entrada en función de tus prioridades.
¿Cómo gestionas tu bandeja de entrada?
