Guía para importar contactos en email marketing teenvio
Aprende cómo realizar una importación de tu base de datos desde documentos excel o csv a teenvio. Optimiza tu tiempo de trabajo y carga tus correos de forma fácil y segura.
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Generar archivo excel o csv
Importación a teenvio del archivo excel o csv
Asociación de campos de las bases de datos
Generar archivo excel o csv
Para poder realizar una importación de tus contactos, teenvio proporciona un sistema de importación mediante archivos Excel o csv. La mayoría de aplicaciones de tratamiento de bases de datos u hojas de cálculo (Excel, Numbers, Access, Lotus 123,…) tienen la posibilidad de realizar una exportación a este tipo de archivos para poder realizar la importación en teenvio, mayoritariamente el formato más común y utilizado es el Comma Separated Values (.csv).
El sistema de importación de teenvio no permite importar archivos de Excel con extensión (.xlsx) sólo es posible realizar la importación con archivos Excel de extensión (.xls). Nuestra recomendación es utilizar el formato (.csv) y si es posible con la especificación de “separación por comas”
En definitiva si trabajamos con alguna hoja de calculo o aplicación de tratamiento de datos necesitaremos exportar nuestros datos a un formato tipo .csv o bien a un formato .xls, una vez obtenemos estos ficheros podremos importarlos en teenvio.
Nota: Los tamaños máximos para la importación son: 7 Mb. para archivos tipo .csv y 2 Mb. para los archivos topo .xls. El campo email de la base de datos no puede tener caracteres especiales, sólo letras, guiones y números, pero no tildes, eñes, etc.
Importación a teenvio del archivo excel o csv
Desde la sección [Grupos y Contactos/Importar] tenemos la posibilidad de realizar la importación del archivo, tipo .xls o tipo .csv, generado de nuestros contactos, simplemente tenemos que seleccionar el archivo y realizar la importación.
Si la importación la realizamos desde un archivo .xls tan sólo nos pedirá que hoja del libro queremos importar y si queremos eliminar cabeceras en caso de que el archivo las tenga.
Si por el contrario queremos importar un archivo tipo .csv tendremos más opciones para configurar la importación como Separador de campos, Codificación del fichero, si existen valores entrecomillados y si el archivo tiene cabeceras.
Es importante destacar que en la ventana de “Previsualización de Datos a Insertar” veamos correctamente nuestros datos, esta ventana dentro de la importación, nos realiza una previsualización de cómo se insertarán los datos en la base de datos de teenvio, con lo cual, si nuestros datos aparecen mal ordenados, mediante una línea, con comillas o caracteres extraños, esto nos indicará que nuestro archivo está incorrecto.
Asociación de campos de las bases de datos
Una vez hemos insertado correctamente nuestra base de datos de contactos, debemos especificar a teenvio de que campos está creada nuestra base de datos, para que teenvio pueda interpretarlos correctamente. En este paso iremos asociando uno a uno cada campo de nuestra base de datos con la de teenvio.
En la base de datos de teenvio existen definidos campos genéricos y otros auxiliares, si queremos asociar un campo que teenvio no contempla, deberemos asociárselo a uno auxiliar, posteriormente podremos substituir el nombre de nuestro campo auxiliar.
Tipos de importación
El tipo de importación que podemos realizar en teenvio puede ser de dos formas, bien una nueva importación o una nueva importación actualizando campos. La diferencia radica en que la importación nueva sólo carga en la base de datos de teenvio los contactos que existan nuevos en la base de datos a importar, descartando los que ya existan en la base de datos de teenvio, si los hubiera.
La nueva importación actualizando no sólo inserta en la base de datos los nuevos contactos sino que comprueba si hay modificaciones en los campos de la base de datos a importar realizando una actualización de los mismos sobre la de teenvio.
Cabe destacar que el campo base para todas las importaciones siempre es el email, con lo que sin este campo no es posible realizar ninguna importación. Cuando realizamos una importación actualizando sólo se actualizan los campos diferentes al email.
Ponemos como ejemplo la importación de una base de datos con los campos “nombre y email”, si posteriormente en nuestra base de datos añadimos los campos “país y provincia” y queremos actualizar la base de datos de teenvio, sólo tendríamos que realizar una importación actualizando con lo que respetando el campo email todos los demás serían actualizados, estos campos serían añadidos a la base de datos de teenvio.
Otro ejemplo práctico sería la modificación por error de algún campo de la base de datos, si hemos realizado una importación de una base de datos con los campos “nombre, email, ciudad” donde hemos visto que existe un error en el campo “ciudad”, podemos modificar este error y volver a importar actualizando la base de datos a teenvio, con lo que respetando el campo “email” el sistema modificaría el resto de campos corrigiendo el error.
Lista Robinson: para poder realizar la incorporación de la Lista Robinson, o lista de cuentas de correo que no desean recibir comunicados desde un remitente, seguiremos los pasos de la importación de contactos hasta llegar al tipo de importación, aquí seleccionaremos el tipo de importación “Importar dando de baja” y a continuación seleccionaremos el o los remitentes por los cuales se generaran estas bajas de contactos.
Asociación a Grupo de Contactos
Una vez hemos asociado los campos de nuestra base de datos con la base de datos de teenvio, sólo tenemos que agrupar nuestros contactos en un grupo existente o crear uno nuevo. La utilización de grupos resulta muy práctica a la hora de realizar nuestras campañas de email marketing ya que nos permite tener nuestros contactos sectorizados por grupos de interés y facilita el envío de correos.
Informe de importación
El informe de importación nos muestra un resumen de todas las acciones que se llevarán a cabo en todo el proceso de importación de contactos en la base de datos de teenvio. Básicamente y antes de finalizar la importación nos mostrará los siguientes resultados:
Análisis del fichero:
Es una exploración completa de los contactos que se quieren importar desde nuestra base de datos.
Número de contactos totales: Número total de contactos en la base de datos que vamos a importar.
Número de contactos duplicados: Número de contactos duplicados en la base de datos a importar, se entiende duplicado cuando el email coincide ya que es este campo el que se utiliza con único.
Número de contactos distintos: Es la diferencia entre los contactos totales y los contactos duplicados.
Contraste con la base de datos en Teenvio:
Exploración comparativa entre la base de datos a importar y la base de datos de teenvio.
Número de contactos existentes en la base de datos: En este concepto se especifican todos los contactos que ya existen en la base de datos de teenvio, hay que puntualizar que estos contactos no se importarán para que no exista duplicidad de emails.
Número de contactos no existentes en la base de datos: Contactos nuevos que no existen en la base de datos de teenvio y que serán insertados como nuevos.
Resumen
Se insertarán “n” contactos nuevos. Cantidad de contactos nuevos que se insertarán en la base de datos de teenvio.
Se reagruparán “n” contactos existentes que serán asociados también a los grupos indicados en la importación: Cuando en una base de datos se detecta que hay contactos duplicados se entiende que no se insertarán como nuevos los existentes pero si se agruparán en su totalidad, en el grupo seleccionado. Con esto el valor “n” será la totalidad de contactos nuevos y existentes que finalmente se reagruparán en el grupo seleccionado.
Ejemplo práctico: Si un departamento comercial nos facilita un listado o base de datos de personas que han mostrado un cierto interés en un producto, sabiendo que ya existen en la base de datos de teenvio y realizamos la importación de la misma, el sistema detectará que estos contactos ya existen pero podemos realizar la importación de estos contactos a un grupo de creación nueva que se denomine “Interesados”. Al realizar la importación todos los contactos ya existirán en la base de datos pero podremos reagruparlos en un nuevo grupo denominado “Interesados”.