Contactos
Guias de ayuda y soporte para la gestión de contactos en email marketing teenvio
Gracias a las guías de ayuda de teenvio, optimiza la gestión de contactos en tus campañas de email marketing y descubre cómo trabajar fácilmente con tu base de datos.
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Cómo importar contactos a teenvio?
Aprende cómo realizar una importación de tu base de datos desde documentos excel o csv a teenvio. Optimiza tu tiempo de trabajo y carga tus correos de forma fácil y segura.
- Generar archivo excel o csv
- Importación a teenvio del archivo excel o csv
- Asociación de campos de las bases de datos
- Tipos de importación
- Asociación a Grupo de Contactos
- Informe de la importación
Generar archivo .xls o .csv
Para poder realizar una importación de tus contactos, teenvio proporciona un sistema de importación mediante archivos de hoja de cálculo o txt con los siguientes formatos y tamaños:
Se permiten los siguientes formatos:
- CSV (.csv) Máximo 15Mb. (Formato recomendado)
- TXT (.txt) Máximo 15Mb.
- Excel hasta 2003 (.xls) Máximo 2Mb.
- Excel 2007 o superior (.xls) Máximo 2Mb.
- LibreOffice/OpenOffice (.ods) Máximo 2Mb.
La mayoría de las aplicaciones de tratamiento de bases de datos u hojas de cálculo tienen la posibilidad de realizar una exportación a este tipo de archivos para poder realizar la importación en teenvio, mayoritariamente el formato más común y utilizado es el Comma Separated Values (.csv).
Notas:
Formatos: El sistema de importación de teenvio no permite importar archivos de Excel con extensión .xlsx solo es posible realizar la importación con archivos Excel de extensión .xls nuestra recomendación es utilizar el formato .csv y si es posible con la especificación de “separación por comas”.
Tamaños: Los tamaños máximos para la importación son: 15 Mb. para archivos tipo .csv o .txt y 2 Mb. para los archivos tipo .xls.
El campo email de la base de datos no puede tener caracteres especiales, solo letras, guiones y números, pero no tildes, eñes, etc.
¿Cómo importar a teenvio el archivo .xls o .csv?
Desde la sección [Grupos y Contactos/Importar] tenemos la posibilidad de realizar la importación del archivo, tipo .xls o tipo .csv, generado de nuestros contactos, simplemente tenemos que seleccionar el archivo y realizar la importación.
Si la importación la realizamos desde un archivo .xls tan solo nos pedirá que hoja del libro queremos importar y si queremos eliminar cabeceras en caso de que el archivo las tenga.
Si, por el contrario, queremos importar un archivo tipo .csv, tendremos más opciones para configurar la importación como “Separador de campos”, “Codificación del fichero”, si existen valores entrecomillados y si el archivo tiene cabeceras.
Es importante destacar que en la ventana de “Previsualización de datos a insertar” veamos correctamente nuestros datos, esta ventana dentro de la importación, nos realiza una previsualización de cómo se insertarán los datos en la base de datos de teenvio, con lo cual, si nuestros datos aparecen mal ordenados, mediante una línea, con comillas o caracteres extraños, esto nos indicará que nuestro archivo está incorrecto.
Asociación de campos de las bases de datos
Una vez hemos insertado correctamente nuestra base de datos de contactos, debemos especificar a teenvio de qué campos está creada nuestra base de datos, para que teenvio pueda interpretarlos correctamente. En este paso iremos asociando uno a uno cada campo de nuestra base de datos con la de teenvio.
En la base de datos de teenvio existen definidos campos genéricos y otros auxiliares, si queremos asociar un campo que teenvio no contempla, deberemos asociárselo a uno auxiliar, posteriormente podremos substituir el nombre de nuestro campo auxiliar.
Tipos de importación
El tipo de importación que podemos realizar en teenvio puede ser de tres formas:
- Importar contactos nuevos
- Importar actualizando campos
- Importar dando de baja
La diferencia radica en que la importación de contactos nuevos solo carga en la base de datos de teenvio los contactos que existan nuevos en la base de datos a importar, descartando los que ya existan en la base de datos de teenvio, si los hubiera.
La importación actualizando campos no solo inserta en la base de datos los nuevos contactos, sino que comprueba si hay modificaciones en los campos de la base de datos a importar realizando una actualización de los mismos sobre la de teenvio.
Y la importación dando de baja, se utiliza cuando utilizamos aplicaciones externas, dónde los suscriptores se pueden dar de baja manualmente, o la importación de listas robinson*, exportamos un archivo con todos los contactos dados de baja, y al importarlos dando de baja, se marcarán esos contactos como bajas.
Cabe destacar que el identificador único para todas las importaciones siempre es el email, con lo que sin este campo no es posible realizar ninguna importación. Cuando realizamos una importación actualizando solo se actualizan los campos diferentes al email.
Ponemos como ejemplo la importación de una base de datos con los campos “nombre y email”, si posteriormente en nuestra base de datos añadimos los campos “país y provincia” y queremos actualizar la base de datos de teenvio, solo tendríamos que realizar una importación actualizando con lo que respetando el campo email todos los demás serían actualizados, estos campos serían añadidos a la base de datos de teenvio.
Otro ejemplo práctico sería la modificación por error de algún campo de la base de datos, si hemos realizado una importación de una base de datos con los campos “nombre, email, ciudad” donde hemos visto que existe un error en el campo “ciudad”, podemos modificar este error y volver a importar actualizando la base de datos a teenvio, con lo que respetando el campo “email” el sistema modificaría el resto de campos corrigiendo el error.
Lista Robinson: para poder realizar la incorporación de la Lista Robinson, o lista de cuentas de correo que no desean recibir comunicados desde un remitente, seguiremos los pasos de la importación de contactos hasta llegar al tipo de importación, aquí seleccionaremos el tipo de importación “Importar dando de baja” y a continuación seleccionaremos el o los remitentes por los cuales se generarán estas bajas de contactos.
Asociación a Grupo de Contactos
Una vez hemos asociado los campos de nuestra base de datos con la base de datos de teenvio, solo tenemos que agrupar nuestros contactos en un grupo existente o crear uno nuevo.
Teenvio utiliza los grupos de contactos de forma similar a lo que otras aplicaciones llaman listas de suscripción, solo que en nuestro caso los grupos de contactos tienen funcionalidades mucho más potentes y avanzadas.
La utilización de grupos resulta muy práctica a la hora de realizar nuestras campañas de email marketing, ya que nos permite tener nuestros contactos agrupados por grupos de interés y facilita el envío de correos.
Informe de importación
El informe de importación nos muestra un resumen de todas las acciones que se llevarán a cabo en todo el proceso de importación de contactos en la base de datos de teenvio. Básicamente y antes de finalizar la importación nos mostrará los siguientes resultados:
1.- Análisis del fichero
Es una exploración completa de los contactos que se quieren importar desde nuestra base de datos.
Número de contactos totales: Número total de contactos en la base de datos que vamos a importar.
Número de contactos duplicados: Número de contactos duplicados en la base de datos a importar, se entiende duplicado cuando el email coincide, ya que es este campo el que se utiliza con único.
Número de contactos distintos: Es la diferencia entre los contactos totales y los contactos duplicados.
2.- Contraste con la base de datos en Teenvio
Exploración comparativa entre la base de datos a importar y la base de datos de teenvio.
Número de contactos existentes en la base de datos: En este concepto se especifican todos los contactos que ya existen en la base de datos de teenvio, hay que puntualizar que estos contactos no se importarán para que no exista duplicidad de emails.
Número de contactos no existentes en la base de datos: Contactos nuevos que no existen en la base de datos de teenvio y que serán insertados como nuevos.
3.- Resumen
Se insertarán “n” contactos nuevos: Cantidad de contactos nuevos que se insertarán en la base de datos de teenvio.
Se reagruparán “n” contactos existentes que serán asociados también a los grupos indicados en la importación: Cuando en una base de datos se detecta que hay contactos duplicados, se entiende que no se insertarán como nuevos los existentes, pero sí se agruparán, en su totalidad, en el grupo seleccionado. Con esto el valor “n” será la totalidad de contactos nuevos y existentes que finalmente se reagruparán en el grupo seleccionado.
Ejemplo práctico: Si un departamento comercial nos facilita un listado o base de datos de personas que han mostrado un cierto interés en un producto, sabiendo que ya existen en la base de datos de teenvio y realizamos la importación de la misma, el sistema detectará que estos contactos ya existen, pero podemos realizar la importación de estos contactos a un grupo de creación nueva que se denomine “Interesados”.
Al realizar la importación todos los contactos ya existirán en la base de datos, pero podremos reagruparlos en un nuevo grupo denominado “Interesados”.
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Listas Robinson
Guía para importar y exportar listas Robinson en email marketing teenvio. Si quieres incorporar una lista de contactos, que no desea recibir comunicaciones, o quieres disponer de una lista de bajas desde teenvio, te enseñamos cómo poder realizarlo.
- ¿Qué es una Lista Robinson en email marketing?
- ¿Cómo incorporar una lista Robinson a teenvio?
- Cómo obtener la Lista Robinson que genera teenvio
- Lista Robinson de un envío de email marketing
- Lista Robinson de un remitente
- Tratamiento de Listas Robinson en email marketing teenvio
¿Qué es una Lista Robinson en email marketing?
Las Listas Robinson son listas de destinatarios que no desean recibir publicidad o comunicaciones desde un emisor (remitente), también podemos denominarlas listas de bajas de contactos. Estas listas de bajas que no desean, de forma expresa, recibir más comunicaciones deben mantenerse siempre disponibles para no cometer el error de volver a incorporarlas en campañas futuras de email marketing.
Las Listas Robinson o listas de bajas de contactos, se pueden incorporar a teenvio de forma manual mediante una importación dando de baja de los de emails y a su vez el propio sistema las genera en cada campaña de email marketing que se envía.
¿Cómo incorporar una lista Robinson a teenvio?
Si dispones de una Lista Robinson creada y deseas incorporarla a teenvio, esta se realiza desde el proceso de importación de contactos «Importar dando de baja». La baja siempre se genera por el campo email y nunca por cualquier otro campo de la base de datos, estas bajas siempre se crean o se incorporan en relación con un remitente, que es el emisor del correo que realizará los envíos de la campaña de email marketing.
Así para poder realizar la incorporación de la Lista Robinson, o lista de cuentas de correo que no desean recibir comunicados desde un remitente, seguiremos los pasos de la importación de contactos hasta llegar al tipo de importación, aquí seleccionaremos el tipo de importación “Importar dando de baja” y a continuación seleccionaremos el o los remitentes por los cuales se generarán estas bajas de contactos.
Cómo obtener la lista Robinson que genera teenvio
Si necesitas exportar una lista de bajas o lista Robinson que se hayan generado en tus campañas de email marketing, puedes realizarlo desde cualquier estadística de un envío particular o bien la totalidad de tus bajas directamente desde el remitente.
Lista Robinson de un envío de email marketing
Si accedemos al contador estadístico de cualquier envío realizado, podemos pulsar sobre el contador deseado para listar los contactos. Una vez seleccionamos todos los contactos del contador podemos actuar sobre el selector de acciones y exportar el listado.
Lista Robinson de un remitente
Si accedemos al apartado configuración / remitentes podremos listar y exportar todas las bajas generadas por el sistema de los remitentes usados. Estas bajas serán el total de las bajas generadas en el total de las campañas de email marketing realizadas, tanto manuales como automáticas (consultar tipos de bajas).
Tratamiento de Listas Robinson en email marketing teenvio
Ya sea que hayamos incluido una Lista Robinson o lista de bajas en tu envío, o que las bajas se hayan generado automáticamente por el sistema, te recomendamos no eliminar a estos contactos. Mantenerlos en la lista es la única forma de asegurar que el sistema los reconozca y evite que les enviemos mensajes en el futuro por error.
Independientemente que incorporemos a un grupo, contactos que están marcados como bajas, teenvio filtrará estas bajas y nos les realizará el envío, ya que serán catalogados como “no enviados por baja” y no saldrán del sistema.
De igual forma que no se realiza el envío a estos contactos dados de baja, tampoco se descontarán del contador de envíos general, de esta forma no nos supondrá un coste adicional y tendremos total seguridad, a la hora de realizar una campaña de email marketing, de no incumplir con la LOPD y LISCCE.
Las bajas son siempre generadas por remitente y finalidad, quien realiza la campaña de email marketing, por lo que si disponemos de diferentes remitentes y finalidades tendremos que tener en cuenta que un contacto puede estar activo por un remitente y dado de baja o inactivo por otros. A través de la ficha personal de un contacto podremos ver su estado por remitente desde la pestaña inactivos.
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Guía para exportar contactos desde Microsoft Outlook e importarlos en email marketing teenvio
Aprende cómo realizar una exportación de tu base de datos de contactos desde el gestor de correos de escritorio Microsoft Outlook e importarlos a teenvio.
- Versiones de Outlook 2007 o anteriores
- Versión Microsoft Outlook 2010
Versiones de Microsoft Outlook 2007 o anteriores
Para exportar tu lista de contactos desde Outlook 2007 o versiones anteriores la exportación de contactos es muy sencilla y se realiza desde:
- Archivo / Importar Exportar…
- Exportar a un archivo
- Elegimos “Valores separados por comas (Windows)”
- Elegimos de la lista, la carpeta: Contactos
- Luego seleccionamos la ruta al archivo .csv (separado por comas).
- Finalizar
Una vez disponemos del archivo CSV, tan solo tenemos que importarlo en teenvio.
Versión Microsoft Outlook 2010
Para exportar tu lista de contactos desde Outlook 2010 la exportación requiere algunos pasos más que en anteriores versiones y se realiza de la siguiente forma:
1 – Exportar
Accedemos a la pestaña superior izquierda de Archivo / Abrir / Importar. Ya sabemos que vamos a exportar, pero para poder realizarlo tenemos que acceder a esta opción que es donde normalmente podemos perdernos al no ser muy intuitivos los pasos.
2 – Archivo
En la ventana emergente seleccionamos “Exportar a un archivo.”
3 – Tipo de archivo
A continuación seleccionamos “Valores separados por comas (Windows).”
4 – Libreta de contactos
Seleccionamos la libreta de contactos o la libreta deseada si tenemos más de una.
5 – Lugar
Decidimos donde guardarlo dentro de nuestro equipo.
6 – Campos personalizados o finalizar
Si nuestros contactos disponen de excesivos datos que no queremos usar en teenvio, podemos pulsar en “Asignar campos personalizados”. Esto nos permitirá decidir que tipo de datos vamos a exportar, si no es así podemos pulsar sobre el botón “Finalizar”.
Una vez disponemos del archivo CSV, tan solo tenemos que importarlo en teenvio.
7 – Eliminar campos innecesarios
Si decidimos solo exportar los campos necesarios, primero debemos borrar los asignados por defecto pulsando sobre el botón “Borrar asignación.”
8 – Definir campos y finalizar
Pulsando y arrastrando desde la columna izquierda a la derecha podemos decidir que campos queremos que se exporten. Una vez terminado solo quedaría pulsar en el botón “Aceptar” y posteriormente “Finalizar.”
Una vez disponemos del archivo CSV, tan solo tenemos que importarlo en teenvio.
Soporte
Superpoderes
